Mejores prácticas para usar los Search Pads de Dedupely

Aquí tienes algunas de las mejores prácticas al usar los Search Pads de Dedupely para obtener los duplicados más precisos y optimizar el proceso de deduplicación, especialmente enfocándonos en opciones de match y filtros.

1. Usa Similar Word match para empresas y direcciones

Cuando trabajes con nombres de empresas o direcciones que puedan tener abreviaciones o variaciones, usa Similar Word Match (Any Order) y enfócate en las primeras dos palabras para detectar duplicados potenciales.

• Por qué funciona: Los nombres de empresas y direcciones suelen incluir variaciones en el orden o abreviaturas. Asociar las primeras dos palabras ayuda a identificar duplicados incluso cuando el resto del nombre cambia ligeramente.
• Ejemplos:

  • “Tech Solutions LLC” hace match con “Tech Sol LLC.”

  • “123 Main St.” hace match con “123 Main Street.”

• Mejor práctica: Combina esta estrategia con Filters para reducir la búsqueda a tipos de registros específicos, como Companies o Addresses.

2. Usa Fuzzy match para nombres de contactos

Aplica Fuzzy Match para Contactos cuando quieras considerar errores tipográficos, faltas ortográficas o variaciones fonéticas.

• Por qué funciona:
  Fuzzy Match usa un algoritmo fonético para detectar nombres que suenan igual pero están escritos diferente.
• Ejemplos:

  • “Johnathan” hace match con “Jonathan.”

  • “Catherine” hace match con “Kathryn.”

3. Usa Domain Root match para empresas

Cuando dedupes registros de empresas, usa Domain Root Match para identificar duplicados basados en dominios de email o URLs.

• Por qué funciona: Las empresas pueden tener múltiples contactos con direcciones de email distintas, pero con el mismo dominio. Esto ayuda a consolidar registros relacionados.
• Ejemplo:

  • “support@example.com” hace match con “sales@example.com”
    porque ambos comparten el dominio “example.com”.

4. Enfócate en los últimos 7 dígitos en números telefónicos

Al deduplicar números telefónicos, usa Similar match enfocándote en los últimos 7 dígitos, ignorando símbolos y formato.

• Por qué funciona: Los números pueden tener distinta presentación (guiones, paréntesis, prefijos). Comparar solo los dígitos garantiza consistencia.
• Ejemplo:

  • “(123) 456–7890” hace match con “123–456–7890” y “+1 123 456 7890.”

• Mejor práctica: Úsalo cuando el teléfono pueda ayudarte a asociar duplicados.

5. Combina filtros y opciones de asociación para mayor precisión

En bases grandes, combinar múltiples filtros y opciones de match mejora la precisión.

• Por qué funciona: Combinar criterios ayuda a refinar búsquedas y evita falsos positivos o duplicados con campos incompletos.
• Ejemplo de flujo:

  • Filtro: Contacts que pertenecen a un owner específico.

  • Opciones de match: Fuzzy match en First Name + Similar match en Email.

• Mejor práctica: Usa diferentes tipos de filtros para obtener resultados variados.

6. Revisa y actualiza tus Search Pads regularmente

Las necesidades de deduplicación cambian con el tiempo, así que revisar y actualizar tus Search Pads te asegura que sigan siendo efectivos.

• Por qué funciona: Mantener tus criterios de match y filtros actualizados garantiza que captures nuevos duplicados a medida que tu base crece.
• Mejor práctica: Cierra los Search Pads existentes cuando ajustes configuraciones para evitar usar parámetros viejos.

7. Crea respaldos antes de usar Bulk Merge

Antes de ejecutar un bulk merge, crea un respaldo de tu data del CRM para evitar la pérdida accidental de información.

• Por qué funciona: Un respaldo permite restaurar tu data si surge un problema durante el proceso.
• Mejor práctica:

  • Exporta datos usando la herramienta de exportación de Dedupely.

  • Confirma el respaldo antes de ejecutar bulk merges.

8. Usa auto merge para mantenimiento continuo

Configura auto merge para mantener tu data limpia sin tener que combinar manualmente cada lote.

• Por qué funciona: Auto merge corre en segundo plano según la frecuencia establecida, ahorrando tiempo y manteniendo la integridad de los datos.
• Mejor práctica: Configura Auto merge en tipos de duplicados fáciles (por ejemplo, Exact matches en Email) y revisa resultados regularmente.

9. Nota sobre blank fields y asociaciones duplicadas

Al configurar criterios de match: Los blank fields NO cuentan como duplicados.

Si un campo seleccionado para el match contiene valores vacíos, los registros con ese campo vacío no aparecerán en los resultados.

• Por qué sucede: Dedupely compara datos en los campos seleccionados. Si un campo está vacío, no hay nada con qué comparar, por lo que se omite.
• Ejemplo: Si haces match basado en el campo Email y algunos registros no tienen Email, esos registros no aparecerán en los resultados de duplicados.

Conclusión

Estas sugerencias ayudan a optimizar tus procesos de deduplicación.
Te recomendamos comenzar combinando múltiples campos para evitar errores al inicio y mantener tus Search Pads al día.