Reglas de combinación (merge rules)

Combinación de duplicados con Dedupely

Dedupely hace que la combinación de registros de CRM sea simple, potente y precisa. Sus herramientas siguen la lógica nativa de tu CRM, pero también te dan la opción de personalizar completamente cómo se manejan los campos, manteniéndote siempre en control del proceso.

Comportamiento de combinación predeterminado

De forma predeterminada, Dedupely combina los registros duplicados usando la funcionalidad interna de combinación de tu CRM. Esto significa:

Las combinaciones se ejecutan dentro de tu CRM, sin omitir ni reemplazar las reglas integradas del sistema.
Si ya estás combinando registros directamente en tu CRM, Dedupely sigue exactamente la misma lógica, haciendo que las combinaciones sucedan con las propias herramientas del CRM.
Aun así, Dedupely te permite elegir qué valores conservar (kept) o descartar (lose) durante una combinación, mientras los campos no estén bloqueados dentro del CRM.
Los valores más recientes en los campos generalmente se mantienen.
El Record ID más antiguo se conserva.
Todas las asociaciones y actividades (emails, calls, notes, etc.) se mantienen intactas.
Los campos vacíos (blank fields) nunca reemplazan datos existentes.

No necesitas configurar ninguna regla para empezar a combinar, pero puedes llevarlo más lejos con reglas de combinación personalizadas (custom merge rules) si deseas tener control total.

Tip: Cada CRM maneja las combinaciones de forma ligeramente diferente.

Para entender mejor cómo se comporta en tu CRM, revisa:

Se preservan asociaciones y actividades

Cuando combinas registros en Dedupely, todas las actividades (como notas, llamadas y tareas) y asociaciones se conservan. Dedupely no elimina datos; solo consolida la información. Puedes combinar con confianza sabiendo que tu historial de CRM está seguro.

Uso de reglas de combinación personalizadas (custom merge rules)

Si necesitas más control sobre qué campo “gana” durante la combinación, el motor de merge rules de Dedupely te da esa flexibilidad.

Las reglas personalizadas te permiten:

Definir qué valores deben ganar o perder en campos específicos.
Aplicar reglas a uno o varios Search Pads (escaneos de deduplicación).
Filtrar según condiciones como fecha, origen o cualquier otro campo.

Cómo configurar una regla de combinación

Aquí tienes los pasos para crear una nueva regla en el motor de combinación de Dedupely:

Record type: Selecciona el objeto (Contacts, Companies, Deals).
Affected field: Elige el campo al que se aplicará la regla (por ejemplo, First Name).
Win/lose: Define si el campo debe conservarse (Win) o descartarse (Lose).
Filter by field: Agrega una condición que dispare la regla (por ejemplo, Create Date).
Operator: Selecciona la lógica de comparación (por ejemplo, Is Oldest, Is Newest).
Duplicate search: Define si la regla aplica a un Search Pad específico o a todos.

Ejemplo de regla de combinación

Objetivo: Asegurarte de que el First Name del contacto más antiguo no se conserve.

Record type: Contacts
Affected field: First Name
Win/lose: Lose
Filter by field: Create Date
Operator: Is Oldest
Duplicate search: Any

Esta regla garantiza que, al combinar contactos duplicados, el First Name del registro más antiguo se reemplace con el del registro más reciente.

Puedes apilar múltiples reglas para manejar diferentes escenarios en varios campos.

Cómo visualizar tus reglas en acción

Una vez creadas y guardadas tus reglas, ve a tus Search Pads para ver cómo afectan los resultados:

En cada grupo de duplicados, los valores que “ganan” (según tu regla) aparecen en negritas e itálicas.
Este indicador visual confirma que la regla está controlando activamente el resultado de la combinación.
Puedes editar o eliminar reglas en cualquier momento.

Nota importante sobre la privacidad de los datos

Todos los registros de ejemplo mostrados en la interfaz se generan con datos falsos o de prueba. Dedupely nunca utiliza ni expone datos reales de clientes o información sensible en ejemplos o demostraciones.

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas apoyo para configurar tus reglas de combinación o ajustar el proceso para un caso específico, nuestro equipo de Customer Success está aquí para ayudarte. Puedes:

Visitar nuestro artículo sobre Search Pads.
Agenda un Zoom aquí.
Contactarnos por chat o correo en help@dedupe.ly.

Dedupely te da control total sobre cómo se manejan los duplicados en tu CRM.
Mantén tus datos limpios, precisos y siempre bajo tu control.

¡Feliz deduplicación! 🎉