Mejores prácticas con HubSpot

Si usas HubSpot con Dedupely, ya estás dando un gran paso hacia una base de datos más limpia y confiable. Para aprovechar al máximo tus esfuerzos de deduplicación, reunimos las mejores prácticas diseñadas específicamente para usuarios de HubSpot.

1. Entiende cómo Dedupely se integra con HubSpot

Antes de combinar, es importante entender cómo Dedupely se conecta y funciona dentro de HubSpot:

• Dedupely usa las funcionalidades de combinación nativas de HubSpot para ejecutar las combinaciones.

• No anula ni reemplaza la lógica interna de HubSpot; el comportamiento es el mismo que si combinaras manualmente dentro de HubSpot.

• Todas las combinaciones ocurren directamente dentro de tu cuenta de HubSpot.

Para más información, visita: HubSpot Merge Guide.

2. Siempre comienza con una sincronización completa

Cuando conectes tu cuenta de HubSpot por primera vez, Dedupely:

• Te pedirá autorizar el acceso a través del inicio de sesión de HubSpot.

• Sincronizará automáticamente todos los tipos de registros principales (Contacts, Companies, Deals).

• Incluirá Custom Objects si existen en tu cuenta de HubSpot.

Dedupely vuelve a sincronizar tus datos cada 10 a 30 minutos en segundo plano para mantenerlos actualizados.

Te recomendamos revisar nuestro artículo Sincronización de registros para conocer más sobre el comportamiento, los límites y los tiempos de sincronización.

3. Comienza con condiciones de asociación seguras

Evita falsos positivos usando campos confiables y estables como:

• Email address (para Contacts)

• Company domain name (para Companies)

• Phone number (cuando se usa de forma consistente)

Evita empezar con asociaciones poco precisas o basadas solo en nombres.
Si ves resultados inesperados en tus escaneos iniciales, revisa tus filtros o ajusta tus límites de coincidencias en la configuración de límites de asociación (match limits).

Para instrucciones más detalladas, consulta: Encuentra Duplicados.

4. Comienza a combinar usando bulk merge o combinación manual

Recomendamos la siguiente secuencia de combinación para usuarios de HubSpot:

1. Single merge: Comienza aquí para entender cómo funciona la combinación.

2. Bulk merge: Úsalo cuando ya tengas confianza en tu lógica de asociación.

3. Auto merge: Programa limpiezas automáticas una vez que hayas validado los resultados.

Más información en: Combina duplicados y Opciones de combinación.

5. Usa reglas de combinación (merge rules) para mayor precisión

Si necesitas que ciertos valores tengan prioridad (por ejemplo, la Create Date más reciente o la Company Name más larga), usa el motor de Merge Rules de Dedupely para definir:

• Qué valores ganan o pierden.

• Bajo qué condiciones.

• En qué Search Pads se aplican.

Esto es especialmente útil cuando los campos de HubSpot no son consistentes.
Consulta: Reglas de combinación

6. Cuidado con las limitaciones de sincronización de Salesforce

Si usas Salesforce Sync dentro de HubSpot, toma en cuenta:

• Contacts y Deals aún pueden combinarse en Dedupely.

• Companies no se pueden combinar mientras Salesforce Sync esté activo, debido a limitaciones nativas de HubSpot.

Si esto te afecta, recomendamos desactivar temporalmente la integración (si es posible) o combinar solo Contacts y Deals.

7. Monitorea tu historial de combinaciones

Después de combinar:

• Visita la página History para ver combinaciones anteriores.

• Haz clic en cualquier entrada para revisar qué registros se combinaron y qué valores ganaron.

• Descarga el historial completo si necesitas auditoría o respaldo.

Consulta: Historial de combinaciones

8. Mantén la seguridad con controles de combinación

Evita combinaciones no deseadas configurando:

Puedes ajustar estos límites en la configuración de tus Search Pads. Revisa la guía completa: Seguridad al combinar.

9. Administra qué sincronizas

Para controlar qué datos de HubSpot sincroniza Dedupely:

1. Ve a App Management en el menú lateral.

2. Activa o desactiva tipos de objetos (por ejemplo, Contacts, Deals, Custom Objects).

3. También verás el conteo total de registros sincronizados que afecta tu plan de suscripción.

Más información en: Sincronizar registros.

10. Obtén ayuda en cualquier momento

Dedupely ofrece soporte ilimitado a través de:

• Email

• Chat en vivo

• Zoom

Puedes contactarnos tanto como necesites. Estamos aquí para ayudarte a aplicar buenas prácticas, estrategias de datos y configuración avanzada.

Agenda un Zoom con nuestro equipo.